Şirket etkinliklerinde tekne kiralama için kapasite, bütçe, lojistik ve program planlamasında dikkat edilmesi gereken noktalar paylaşılıyor. Yılsonu ve Ramazan organizasyonları için hazırlık başlıkları da sıralanıyor.
Kurumsal etkinlik planlayan İK ve ofis yöneticileri için mekân seçimi önemli bir aşamadır. Boğaz’da teknede düzenlenen şirket yemeği, çalışanları ofis dışında bir araya getirmenin yollarından biridir. Ancak denizde etkinlik düzenlemek, karadakinden farklı lojistik hazırlıklar gerektirir.
Teknede katılımcılar tek bir mekânda toplanır, program kesintisiz ilerler ve manzara ek dekor ihtiyacını azaltır. Öte yandan mekân hareket halindedir, etkinlik hava ve deniz koşullarına bağlıdır; bazı katılımcılar deniz tutmasından çekinebilir. Bu çekinceler etkinlik duyurulmadan önce kısa bir anketle ölçülebilir.
Teknelerin oturma ve ayakta kapasitesi değişir. Kokteyl düzeninde daha fazla kişi ağırlanabilirken oturmalı yemek düzeninde kapasite düşer. Sunum yapılacaksa ses sistemi, mikrofon ve ekran ihtiyacı teklif aşamasında belirtilmelidir. Boğaz’da özel tekne kiralama hizmeti veren firmalardan tekne seçeneklerinin kapasiteleri yazılı olarak istenebilir.
Teklifleri karşılaştırmak için süre, menü, içecek, ses ve ışık, servis ekibi, KDV durumu ve ek hizmetler aynı başlıklar altında listelenmelidir. Fatura koşulları, ödeme takvimi ve iptal şartları yönetim onayına sunulmadan önce netleştirilmelidir. Kesin rezervasyonda toplam bedelin üçte birinin kapora olarak talep edildiği modeller yaygındır; oran ve iade koşulu sözleşmede açıkça yer almalıdır.
İki-üç saatlik şirket yemeğinde sunum ve konuşmalar yemekten önce, müzik ve sohbet yemekten sonra planlanabilir. Denizdeki ses koşulları nedeniyle konuşmaların kısa ve net tutulması önerilir. Ödül veya plaket töreni yapılacaksa ilk bölüme alınabilir.
Yılsonu etkinliklerinde bazı şirketler çalışanların aile üyeleri veya partnerleriyle katılmasına izin veriyor. Gece yarısı kutlaması için teknede yılbaşı organizasyonunda biletli tur ve özel kiralama seçenekleri karşılaştırılabilir. Biletli tur hazır bir paket sunarken özel kiralama yemek, müzik ve saat konusunda daha fazla esneklik sağlar. Aralık ayında kapalı ve ısıtmalı salon bulunmasına dikkat edilmelidir.
Kurumlar ve dernekler Ramazan’da iftar organizasyonlarını teknede düzenleyebiliyor. Menü türü, içecek kapsamı ve iftar saatine göre kalkış planı teklif aşamasında netleştirilmelidir. Katılımcıların dini hassasiyetleri farklılık gösterebileceğinden davet metninde programın içeriğinin açıkça belirtilmesi önemlidir.
Davetin erken gönderilmesi, program içeriğinin açıkça anlatılması ve katılımın zorunlu olmadığının belirtilmesi çalışanların kendini rahat hissetmesini sağlar. Deniz tutmasından çekinenler için sakin rota ve kapalı salon seçenekleri hakkında bilgi verilebilir.
Etkinlik sonrasında menü, süre, ses düzeni, biniş süreci ve genel memnuniyet hakkında anonim bir geri bildirim anketi paylaşılabilir. Bu sonuçlar gelecekteki etkinlikler ve tedarikçi seçimleri için veri sağlar.
Kurumsal etkinlik için tekne seçeneğini değerlendirenlerin çalışan beklentilerini, bütçe ve lojistik ayrıntılarını netleştirmesi; teklifleri yazılı olarak karşılaştırması ve program akışını erken paylaşması öneriliyor.
Kaynak: Yenidüzen
